Bloque I. Tema 9. La Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y normativa de desarrollo. La gestión electrónica de los procedimientos administrativos: registros, notificaciones y uso de medios electrónicos

Índice de contenido

Bloque I. Tema 9. La Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y normativa de desarrollo. La gestión electrónica de los procedimientos administrativos: registros, notificaciones y uso de medios electrónicos        1

La Ley 11/2007 y normativa de desarrollo        2

Defensor del Usuario de la Administración Electrónica        3

Protección de Datos        3

Transmisiones de Datos entre Administraciones Públicas        3

Dirección Electrónica Habilitada        5

Características generales DEU        5

Asignación DEU        5

Vigencia DEU        5

Autenticación        5

Referencia temporal        5

Disponibilidad        6

Condiciones de prestación del servicio        6

El Esquema Nacional de Seguridad        6

Gestión electrónica de los procesos administrativos        8

Procedimiento Administrativo        8

Iniciación        8

Instrucción        8

Terminación        8

Los Registros Electrónicos        9

Rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones        9

Normas a la recepción        9

Comunicaciones Electrónicas        10

Obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos        10

Comunicaciones entre Administraciones Públicas        10

Notificación        11

Generalidades        11

Elección del medio        11

Modificación del medio        12

Forma        12

Uso de medios electrónicos        12

Metadatos        13

Recuperación y Conservación del Documento Electrónico        13

Copias Electrónicas        14

Copia de Documento Electrónico a Documento Electrónico        14

Copia de Documento Papel a Documento Electrónico (Digitalización)        14

Copia de Documento Electrónico a Documento Papel        15

Referencia temporal de los Documentos Administrativos Electrónicos        15

Imágenes electrónicas aportadas por el ciudadano        15

Archivo electrónico de documentos        16

Expediente Electrónico        16

Expediente Electrónico en el ENI        16

La Ley 11/2007 y normativa de desarrollo

Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 11/2007, asegurando la:

de los datos, informaciones y servicios.

El ámbito de aplicación es:

  1. Administraciones Públicas a los tres niveles más las entidades de derecho público vinculadas o dependientes
  2. A los ciudadanos en sus relaciones con las administraciones públicas
  3. A las relaciones entre las distintas administraciones públicas

Los principios generales que -me parecen- más importantes son:

Se reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las AP por medios electrónicos. Se reconoce para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, LRJPAC:

  1. A conocer el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y a obtener copias de documentos contenidos en ellos.
  2. A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las AP bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.
  3. A obtener copia sellada de los documentos que presenten.
  4. A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su CA
  5. A formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia.
  6. A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.

Así como a:

Defensor del Usuario de la Administración Electrónica

Velará por la garantía de los derechos de los ciudadanos reconocidos en la presente Ley.

Elegido de entre personas de reconocido prestigio en la materia, el Ministro de Administraciones Públicas propone al Consejo de Ministros que nombra. La entidad estará integrada en el Ministerio de Administraciones Públicas.

Elevará un informe anual al Consejo de Ministros que será también remitido al Congreso de los Diputados, conteniendo las quejas y sugerencias recibidas.

Protección de Datos

Tenemos varios artículos de la LOPD específicamente relacionados con los ficheros de titularidad pública, que se recogen como nota al pie en el libro Administración Electrónica del BOE. Algunos puntos importantes son:

Transmisiones de Datos entre Administraciones Públicas

(Regulado por la Ley 11/2007 y el Reglamento en el RD 1671/2009)

Una parte viene en el artículo 6.2.b Ley 11/07:

     

Derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las AP, la cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados que podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.

Y entonces el Reglamento viene a desarrollarlo en su artículo 2:

     

Transmisiones de datos y documentos, incluidos certificados, entre órganos y organismos de la Administración General del Estado. Se seguirán las siguientes reglas:

a) Serán informados expresamente de que el ejercicio del derecho implica su consentimiento para que se recaben datos.

 

¿Tiene el órgano los datos?

b) En cualquier momento podrán aportar los datos necesarios así como revocar el consentimiento.
 

 

 

 
 

Los incorpora sin más trámite y queda constancia en los ficheros del cedente

 

¿los tiene la AGE?

 

 

 

 
 

Deberá ceder por medios electrónicos en diez días

 

(no especifica)

 
 

¿Se han obtenido ya?

 

 

 

No

 

Se comunica al interesado para que los aporte y éste puede formular una queja

 

La segunda regulación viene en el artículo 9 de la Ley 11/07:

   

Cada Administración deberá facilitar el acceso a las restantes a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico. La disponibilidad estará estrictamente limitada a aquellos que son requeridos a los ciudadanos para trámites de su competencia.

Texto 1: Artículo 9 Ley 11/2007 Transmisiones de datos entre AAPP

 

Que se completa con el siguiente artículo del RD 1671/2009

   

A fin de dar cumplimiento a la exigencia del artículo 9 […] la AGE y sus organismos dependientes promoverán la celebración de Acuerdos o Convenios. En dichos acuerdos o Convenios se establecerán, en particular, los procedimientos que permitan al órgano u organismo cedente comprobar el efectivo ejercicio del derecho respecto de los datos o documentos cuyo acceso hubiera sido solicitado

 

Dirección Electrónica Habilitada

Regulada por la Orden PRE/878/2010 (Presidencia), de 5 de abril, por la que se establece el régimen del sistema de dirección electrónica habilitada previsto en el artículo 38.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Tal artículo 38 prevé la posibilidad de la notificación mediante la puesta a disposición del documento electrónico a través de la dirección electrónica habilitada, previendo que bajo la responsabilidad del Ministerio de la Presidencia existirá un sistema de dirección electrónica habilitada para la práctica de estas notificaciones que quedará a disposición de todos los órganos y organismos públicos vinculados o dependientes de la Administración General del Estado que no establezcan sistemas de notificación propios.

Características generales DEU

La titularidad de la dirección electrónica a partir de la cual se construyan las direcciones electrónicas habilitadas de los interesados, corresponde al Ministerio de la Presidencia. A él también corresponde la prestación del servicio, o a través del prestador que establezca.

El directorio del servicio de dirección electrónica habilitada deberá recoger:

Asignación DEU

A petición del interesado o de oficio cuando se reciba de un órgano u organismo de la AGE el aviso para la práctica de una notificación conforme al sistema establecido en la presente Orden.

Vigencia DEU

Indefinida, pero revocable por:

Autenticación

La identificación y autenticación de la notificación se hará por alguno de los medios admitidos en la Ley 11/2007 y de acuerdo con lo establecido en el RD 1671/2009.

La de los ciudadanos en el acceso al contenido del documento notificado se hará mediante certificados electrónicos que se admitan. Igualmente para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica.

Referencia temporal

El sistema acreditará las fechas y horas en que se produzca la puesta a disposición. Ello tendrá lugar mediante la recepción en la dirección electrónica asignada al destinatario del aviso de la puesta a disposición de la notificación, incluyendo el propio documento que se notifica o, al menos, su huella electrónica. Para la marca de tiempo no hace falta historias raras de sello temporal ni usar servicios de certificación de tiempo. Se asociará de la forma que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

El sistema acreditará igualmente el acceso del destinatario al contenido del documento notificado, así como cualquier causa técnica que imposibilite alguna de las circunstancias de este artículo.

Disponibilidad

El sistema hará posible el acceso permanente tanto para solicitar la asignación de una dirección electrónica habilitada como para acceder al contenido de las notificaciones puestas a su disposición.

El acceso se producirá a través del Punto de Acceso General de la AGE, así como de las sedes electrónicas del MPR y de los órganos adheridos al sistema.

Condiciones de prestación del servicio

A quien se le asigne deberá llevar a cabo las siguientes funciones:

  1. Crear y mantener el directorio de direcciones
  2. Almacenar y custodiar los avisos de puesta a disponibilidad
  3. Gestionar los acuses de recibo de los interesados y de los órganos notificadores
  4. Mantener el registro de eventos de las notificaciones, que contendrá:
    1. deu
    2. fecha y hora de puesta a disposición
    3. fecha y hora del acceso
  5. Impedir el acceso pasados los diez días de la puesta a disposición
  6. Potestativamente, otras funciones de mejora del servicio

El Esquema Nacional de Seguridad

En el Anexo I del ENS se dan guías para establecer la categoría de los Sistemas de las AAPP en BÁSICA, MEDIA y ALTA. Los sistemas pueden verse afectados en las dimensiones de seguridad ACIDT (Autenticidad, Confidencialidad, Integridad, Disponibilidad y Trazabilidad). Cada dimensión de seguridad afectada se adscribe a los niveles BAJO, MEDIO o ALTO según afecte un perjuicio sobre esa dimensión al sistema concreto. Para determinar la categoría de los sistemas hay que valorar el impacto que tendría sobre la organización un incidente, con repercusión en:

  1. Alcanzar sus objetivos
  2. Proteger los activos a su cargo
  3. Cumplir con sus obligaciones diarias de servicio
  4. Respetar la legalidad vigente
  5. Respetar los derechos de las personas.

Luego resumiendo tenemos que:

  1. Se identifican cuales son los activos presentes y se determinan cuales son las medidas de seguridad relevantes para el sistema en estudio.
  2. Se detalla la categoría del sistema BÁSICA, MEDIA o ALTA.
  3. Selección de las medidas de seguridad apropiadas:
    1. De acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles.
    2. Para determinadas medidas de seguridad, de acuerdo con la categoría del sistema.
  4. Hay una correspondencia entre los niveles de seguridad exigidos en cada dimensión y las medidas de seguridad, que se indican en una tabla, donde también se tiene en cuenta si afectan a:
    1. Marco organizativo org, un conjunto de medidas relacionadas con la organización global de la seguridad. Aquí los principios generales: política, normativa, procedimientos y autorización
    2. Marco operacional op, constituido por las medidas a tomar para proteger la operación del sistema como conjunto integral de componentes para un fin, aquí lo más técnico como contraseñas o certificados, acceso remoto, etc.
    3. Medidas de protección mp, se centrarán en proteger activos concretos, según su naturaleza, con el nivel requerido en cada nivel de seguridad. Más de amenazas como inundaciones e incendios, energía eléctrica, etc.
  5. En el cuadro del valor AFECTADAS pone bien categoría bien una lista de dimensiones. Eso significa que rige la categoría del sistema para la medida concreta o bien las dimensiones expuestas.
  6. El valor buscado finalmente es
    1. “aplica”
    2. “n.a.”
    3. “=” igual que en el nivel anterior
    4. “+” incremento de exigencias
    5. “++” nuevo incremento de exigencias
    6. Fondo:
      1. Verde: Una cierta medida se aplica en sistemas de categoría BÁSICA o superior.
      2. Amarillo: Las medidas empiezan a aplicarse en sistemas de categoría MEDIA o superior.
      3. Rojo: A partir de categoría ALTA.

Por ejemplo, las medidas de seguridad para la Firma Electrónica [mp.info.4]:

dimensiones

I A

Nivel

Bajo

Medio

Alto

Aplica

+

++

 

Aquí nos está diciendo que, independientemente de la categoría del sistema, cuando afecte a la Integridad y la Autenticidad, la firma electrónica

Firma Electrónica [mp.info.4], info = Protección de la Información.

La firma electrónica es un mecanismo de prevención del repudio; es decir, previene frente a la posibilidad de que en el futuro el signatario pudiera desdecirse de la información firmada.

La firma electrónica garantiza la Autenticidad del signatario y la Integridad del contenido firmado. Cuando se emplee la firma electrónica:

  1. El signatario será la parte que se hace responsable de la información, en la medida de sus atribuciones.
  2. Se dispondrá de una Política de Firma Electrónica, aprobada por el órgano superior competente que corresponda.

Nivel BAJO: Se empleará cualquier medio de firma electrónica de los previstos en la legislación vigente. Y etc etc

Gestión electrónica de los procesos administrativos

Vamos a ver primero lo que toca al procedimiento administrativo puro.

Procedimiento Administrativo

Iniciación

Requerirá la puesta a disposición de los interesados de los correspondientes modelos o sistemas electrónicos de solicitud en la sede electrónica.

Los interesados podrán aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firma electrónica avanzada -atención es raro que no pone reconocida. Si es imposible el cotejo por parte de la AP:

Instrucción

En los procedimientos administrativos

el órgano que tramita el procedimiento podrá a disposición del interesado:

donde éste podrá consultar:

Y en los no tramitados totalmente de forma electrónica:

* información de AL MENOS la fase en la que se encuentra y el órgano o unidad responsable.

Terminación

Garantizará -la resolución- la identidad del órgano competente mediante el empleo de los instrumentos de los artículos 18 y 19 Ley 11/07 (actuación automatizada: sello y csv y no automatizada: firma del personal)

 

Los Registros Electrónicos

     

Creados por ORDEN del Ministro o Resolución del Titular del Organismo, previa aprobación del Ministro de la Presidencia

 

Tendrán las siguientes funciones -mezcladas Ley y Reglamento-:

  1. Admitir documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen.
  2. Admitir cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la Administración General del Estado.Reglamento:
  3. La anotación de los correspondientes registros de entrada y salida
  4. Funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigio, discrepancia y dudas acerca de la recepción

El RD 1671/2009 viene a ampliar lo dicho con más obligaciones. Todos los Departamentos Ministeriales de la AGE, así como sus organismos públicos, deberán disponer de un servicio de registro electrónico propio o proporcionado por otro órgano u organismo.

Las disposiciones de creación contendrán, al menos:

  1. Órgano responsable de la gestión
  2. Fecha y hora oficial
  3. Órgano competente para la aprobación y modificación de documentos electrónicos normalizados.
  4. Medios de presentación de documentación complementaria.

Los fax no tendrán consideración de registro electrónico, salvo los expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.

Rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones

Se rechazarán (Reglamento):

  1. Documentos dirigidos a órganos u organismos fuera de la AGE
  2. Que contengan código malicioso
  3. En el caso de documentos normalizados, que no se cumplimenten los datos obligatorios en la resolución de aprobación del correspondiente documento o cuando contenga incongruencias u omisiones
  4. Que se trate de documentos que deban presentarse en un registro específico

Normas a la recepción

El R.E. emitirá automáticamente por el mismo medio un recibo firmado electrónicamente conteniendo:

  1. Copia del escrito, siendo admisible reproducción literal de los datos.
  2. Fecha y hora de presentación
  3. Enumeración y denominación de los documentos adjuntos, seguida de huella electrónica de cada uno.
  4. Información del plazo máximo para resolución y notificación del procedimiento

Comunicaciones Electrónicas

Los ciudadanos podrán elegir la forma de comunicarse salvo que una norma con rango de ley establezca o haga entender el uso de medios no electrónicos.

Las comunicaciones electrónicas serán válidas:

Los requisitos de seguridad e integridad de las comunicaciones electrónicas se establecerán, en todo caso:

Obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos

La ley dice que reglamentariamente las AAPP podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ella solo por medios electrónicos -atención!! se salta la norma general de explicitar los procedimientos, refiriéndose a una obligación general para todos los procedimientos con ese colectivo- , cuando correspondan con personas jurídicas o colectivos que por razón de:

Tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.

¿Pero con qué forma legal lo establece? Nos lo viene a contar el reglamento. La obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos con los órganos de la AGE o sus organismos públicos vinculados o dependientes podrá establecerse por:

Que puede comprender en su caso la práctica de notificaciones administrativas por medios electrónicos así como la necesaria utilización de los registros electrónicos que se indiquen.

Si existe tal obligación y no se hace, el órgano administrativo competente requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo que, en caso de no ser atendido el requerimiento, la presentación carecerá de validez o eficacia.

Comunicaciones entre Administraciones Públicas

Hay un claro aumento del énfasis y la obligatoriedad entre la ley:

Y el reglamento:

Tanto entre los órganos de la AGE como del AGE con otras AAPP, haciendo convenio si no existiera normativa específica.

Notificación

Este es el esquema:

Generalidades

Ley 11/2007.

Requisitos:

El sistema de notificación permitirá:

El momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada a todos los efectos legales es:

Se entenderá rechazada si:

Elección del medio

El RD establece que cuando la notificación deba admitirse obligatoriamente por medios electrónicos, el interesado podrá elegir entre las distintas formas disponibles, salvo que la normativa que establece la notificación electrónica obligatoria señale una específica.

Modificación del medio

El cambio se hará efectivo para aquellas notificaciones desde el día siguiente a la recepción de la solicitud de modificación en el registro del órgano u organismo actuante.

Forma

La ley solo alude vagamente a la “notificación por comparecencia electrónica” pero el Reglamento es el que entra en materia para las 3 formas básicas de notificar y la excepción que permite otros medios.

RD 1671/2009 Artículo 35:

  1. Mediante la Dirección Electrónica Habilitada
  2. Mediante sistemas de correo electrónico con acuse de recibo que deje constancia de su recepción
  3. Mediante comparecencia electrónica en la sede
  4. Otros medios de notificación electrónica:

La Dirección Electrónica Habilitada ya la hemos visto. De la del correo electrónico ya se ha dicho todo. Veamos la notificación por comparecencia.

Se define como el acceso debidamente identificado al contenido de la actuación administrativa a través de la sede electrónica del órgano u organismo público actuante, en las siguientes condiciones:

  1. Con carácter previo al acceso a su contenido, el interesado debe visualizar un aviso del carácter de notificación de la actuación
  2. El Sistema de Información dejará constancia de dicho acceso con indicación de fecha y hora.

Uso de medios electrónicos

El Reglamento establece previamente la definición de Documento Electrónico, hecho que a la ley se le había pasado por alto. Los Documentos Electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez:

Y hay que tener MUCHO CUIDADO con la diferencia entre este documento, que no lleva firma, y el documento ADMINISTRATIVO electrónico, que tiene otros requisitos. Las AAPP podrán emitir válidamente por medios electrónicos lo que dice el Artículo 45 de la Ley 30/1992 de 26 noviembre LRJPAC:

     

Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada:

  • su autenticidad
  • integridad
  • conservación
  • en su caso, la recepción por el interesado
  • el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por esta y otras leyes

Luego podrán emitir estos documentos que acabamos de ver, en forma electrónica:

Metadatos

Cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar:

del propio documento.

Si los documentos electrónicos van a ser incluidos en un expediente electrónico deberán tener metadatos que permitan su contextualización en órgano y procedimiento.

Recuperación y Conservación del Documento Electrónico

Según dicta el ENI (RD 4/2010, 8 enero).

Tales medidas incluirán:

  1. La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de expedientes.
  2. La inclusión de los documentos en un índice electrónico firmado electrónicamente por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad el expediente y permita su recuperación.
  3. La identificación única e inequívoca del documento
  4. La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y en su caso los complementarios.
  5. La clasificación, de acuerdo con un plan de clasificación
  6. El período de conservación de los documentos
  7. El acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea. El sistema permitirá la consulta durante todo el proceso de conservación al menos:

y siguiendo con el reglamento, una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, con las siguientes excepciones:

  1. errores u omisiones
  2. cuando se trate de metadatos que requieran actualización, si así lo requiere el ENI

Copias Electrónicas

Comenzamos con Ley 11/07.

Copia de Documento Electrónico a Documento Electrónico

Ya sea emitido por el ciudadano o por una AP, manteniéndose o no el original:

     

Tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas

 

siempre que:

Además, para los documentos presentados conforme a sistemas normalizados o formularios, será considerada copia electrónica auténtica el documento autenticado con la firma electrónica del órgano u organismo destinatario, resultado de integrar:

Copia de Documento Papel a Documento Electrónico (Digitalización)

En lo que respecta a la Ley solo alude LRJPAC. En el reglamento añade cositas.

No hace distinción entre documentos emitidos por el ciudadano o por una AP. Además, las imágenes electrónicas tendrán el alcance y efectos previstos por el artículo 46 de la Ley 30/92.

       

1. Cada AP determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.

2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que son auténticas

3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia exclusivamente en el ámbito de las AAPP, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.

4. Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las AAPP.

Y ahora los requisitos:

Copia de Documento Electrónico a Documento Papel

Los originales deben estar firmados electrónicamente y los requisitos son:

Referencia temporal de los Documentos Administrativos Electrónicos

La AGE y sus organismos utilizarán una de las siguientes modalidades:

  1. Marca de Tiempo. Asignación de fecha y en su caso, hora, por medios electrónicos. Menos seguridad, se utilizará en todos aquellos casos en los que las normas reguladoras no establezcan la utilización de
  2. Sello de Tiempo. La asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.

Imágenes electrónicas aportadas por el ciudadano

Los interesados podrán aportar al expediente, en cualquier fase del procedimiento, copias digitalizadas de los documentos, con los siguientes requisitos:

Además, podrán presentar soportes conteniendo tales documentos.

Archivo electrónico de documentos

Deberán (establecido por el Reglamento, no por la Ley) almacenarse TODOS los documentos utilizados en los procedimientos, de forma electrónica.

Deberán conservarse electrónicamente los que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares, ya sea en el mismo formato o en otro cualquiera que asegure la integridad y la identidad de la información al reproducirlo.

Normas de conservación:

Expediente Electrónico

       

El conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan

El foliado de llevará a cabo mediante un índice electrónico:

Expediente Electrónico en el ENI

Artículo 21: Las AP adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad. Tales medidas incluirán:

  1. Definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento […] en la formación de documentos y expedientes
  2. La inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad del expediente electrónico y permita su recuperación
  3. La identificación única e inequívoca de cada documento
  4. La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, los complementarios, asociados al documento electrónico, e incorporación al esquema de metadatos.
  5. La clasificación de acuerdo con un Plan de Clasificación
  6. El período de conservación de los documentos establecido por comisiones califidadoras.
  7. El acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea que permita su:
    1. visualización
    2. recuperación exhaustiva y pertinente
    3. copia o descarga en línea de los documentos originales